{"id":4163,"date":"2025-05-21T08:35:23","date_gmt":"2025-05-21T08:35:23","guid":{"rendered":"https:\/\/egestiona.com\/?p=4163"},"modified":"2026-06-09T11:44:14","modified_gmt":"2026-06-09T11:44:14","slug":"proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/","title":{"rendered":"Protecci\u00f3n de datos y documentaci\u00f3n laboral: puntos clave tras los \u00faltimos cambios normativos"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\">O <strong>protecci\u00f3n de datos en el \u00e1mbito laboral<\/strong> ha cobrado una importancia creciente, especialmente en entornos donde se gestionan grandes vol\u00famenes de documentaci\u00f3n personal vinculada a contratas, subcontratas y trabajadores externos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Con la actualizaci\u00f3n de directrices de la <strong>AEPD (Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos)<\/strong> y el refuerzo del cumplimiento normativo en materia de <strong><a href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/indicadores-clave-prl-kpi\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PRL<\/a> y <a href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/que-es-la-coordinacion-de-actividades-empresariales\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Coordinaci\u00f3n de Actividades Empresariales (CAE)<\/a><\/strong>, es esencial que las empresas revisen c\u00f3mo tratan, almacenan y comparten la <strong>documentaci\u00f3n laboral y preventiva<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En este art\u00edculo analizamos los principales puntos a tener en cuenta para <strong><a href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/adaptacion-de-las-plataformas-de-gestion-documental-al-rgpd-en-el-ambito-de-prl-y-cae\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">garantizar una gesti\u00f3n documental conforme al RGPD<\/a><\/strong>, protegiendo los derechos de los trabajadores y evitando sanciones.<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_87 ez-toc-wrap-left counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Tabla de contenido<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Alternar tabela de conte\u00fado\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewbox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewbox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseprofile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/#1_%C2%BFQue_documentacion_laboral_esta_sujeta_a_proteccion_de_datos\" >1. \u00bfQu\u00e9 documentaci\u00f3n laboral est\u00e1 sujeta a protecci\u00f3n de datos?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/#2_Consentimiento_y_base_legal_%C2%BFque_se_puede_pedir_y_por_que\" >2. Consentimiento y base legal: \u00bfqu\u00e9 se puede pedir y por qu\u00e9?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/#3_Principales_obligaciones_para_empresas_contratistas_y_subcontratistas\" >3. Principales obligaciones para empresas contratistas y subcontratistas<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/#4_%C2%BFComo_ayuda_una_plataforma_como_eGestiona_a_cumplir_con_el_RGPD\" >4. \u00bfC\u00f3mo ayuda una plataforma como eGestiona a cumplir con el RGPD?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/#5_Consecuencias_de_un_mal_tratamiento_de_los_datos\" >5. Consecuencias de un mal tratamiento de los datos<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/pt\/proteccion-datos-documentacion-laboral-rgpd-2025\/#Seguridad_juridica_seguridad_laboral\" >Seguridad jur\u00eddica + seguridad laboral<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1_%C2%BFQue_documentacion_laboral_esta_sujeta_a_proteccion_de_datos\"><\/span><strong>1. \u00bfQu\u00e9 documentaci\u00f3n laboral est\u00e1 sujeta a protecci\u00f3n de datos?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O <strong>documentaci\u00f3n laboral y preventiva<\/strong> contiene datos especialmente sensibles. Algunos ejemplos son:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Certificados de formaci\u00f3n PRL.<\/li>\n\n\n\n<li>Reconocimientos m\u00e9dicos (aptitudes).<\/li>\n\n\n\n<li>DNI, contratos, n\u00f3minas.<\/li>\n\n\n\n<li>Justificantes de afiliaci\u00f3n y seguros.<\/li>\n\n\n\n<li>Datos de contacto, curr\u00edculum, historial de acceso.<\/li>\n\n\n\n<li>Fichas de equipos o autorizaciones de uso.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En muchos casos, esta documentaci\u00f3n no solo se recoge, sino que se <strong>comparte entre varias empresas<\/strong> en el marco de la CAE. Por ello, es clave garantizar que <strong>ese intercambio cumple con la normativa de protecci\u00f3n de datos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2_Consentimiento_y_base_legal_%C2%BFque_se_puede_pedir_y_por_que\"><\/span><strong>2. Consentimiento y base legal: \u00bfqu\u00e9 se puede pedir y por qu\u00e9?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una de las dudas m\u00e1s frecuentes es si hace falta el <strong>consentimiento del trabajador<\/strong> para compartir su documentaci\u00f3n con una empresa principal o cliente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>No es necesario si el tratamiento es leg\u00edtimo<\/strong>. La base legal no es el consentimiento, sino el <strong>cumplimiento de una obligaci\u00f3n legal<\/strong> en materia de prevenci\u00f3n y coordinaci\u00f3n empresarial (Art. 6.1.c del RGPD).<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eso s\u00ed, deben cumplirse los <strong>principios de minimizaci\u00f3n<\/strong>: solo se deben compartir los datos estrictamente necesarios y adecuados para evaluar el cumplimiento preventivo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3_Principales_obligaciones_para_empresas_contratistas_y_subcontratistas\"><\/span><strong>3. Principales obligaciones para empresas contratistas y subcontratistas<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Las empresas que subcontratan servicios y comparten documentaci\u00f3n est\u00e1n obligadas a:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Informar a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos.<\/li>\n\n\n\n<li>Garantizar que los documentos enviados est\u00e9n actualizados y completos.<\/li>\n\n\n\n<li>Restringir el acceso solo a personas autorizadas.<\/li>\n\n\n\n<li>Establecer acuerdos de encargo de tratamiento si se usa una plataforma externa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aplicar medidas t\u00e9cnicas de seguridad: cifrado, contrase\u00f1as, registros de acceso, etc.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4_%C2%BFComo_ayuda_una_plataforma_como_eGestiona_a_cumplir_con_el_RGPD\"><\/span><strong>4. \u00bfC\u00f3mo ayuda una plataforma como eGestiona a cumplir con el RGPD?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Plataformas como <strong><a href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">eGestiona<\/a><\/strong> est\u00e1n dise\u00f1adas para cumplir con los m\u00e1s altos est\u00e1ndares de seguridad y trazabilidad, lo que facilita el cumplimiento de la normativa de protecci\u00f3n de datos:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Control de accesos por perfil y rol<\/strong>: cada usuario solo accede a la informaci\u00f3n que le corresponde.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Registro de actividad<\/strong>: trazabilidad completa de qui\u00e9n accede, modifica o descarga un documento.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Caducidad y archivo autom\u00e1tico de documentos<\/strong>: evita mantener datos innecesarios o desactualizados.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Configuraci\u00f3n de campos sensibles y alertas de seguridad.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Almacenamiento en servidores seguros con respaldo conforme a normativa europea.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Adem\u00e1s, <strong>eGestiona <\/strong>permite a las empresas <strong>demostrar su cumplimiento documental y preventivo en auditor\u00edas<\/strong> sin poner en riesgo la privacidad de sus trabajadores.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5_Consecuencias_de_un_mal_tratamiento_de_los_datos\"><\/span><strong>5. Consecuencias de un mal tratamiento de los datos<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El incumplimiento del RGPD no solo conlleva sanciones econ\u00f3micas (que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4\u202f% de la facturaci\u00f3n anual), sino tambi\u00e9n:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>P\u00e9rdida de confianza por parte de clientes y trabajadores<\/li>\n\n\n\n<li>Reclamaciones ante la AEPD<\/li>\n\n\n\n<li>Bloqueo de accesos a instalaciones o paralizaci\u00f3n de actividad<\/li>\n\n\n\n<li>Riesgos reputacionales<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Seguridad_juridica_seguridad_laboral\"><\/span><strong>Seguridad jur\u00eddica + seguridad laboral<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O <strong>documentaci\u00f3n laboral<\/strong> no solo debe estar actualizada y validada. Debe estar <strong>protegida<\/strong>, <strong>justificada legalmente<\/strong> y <strong>gestionada con herramientas adecuadas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En un entorno cada vez m\u00e1s regulado, la protecci\u00f3n de datos no debe verse como una carga, sino como una oportunidad para <strong>profesionalizar y mejorar la gesti\u00f3n documental y preventiva<\/strong> de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Con eGestiona, cumplir con el RGPD y con la PRL no son procesos separados, sino parte de una misma estrategia integral de cumplimiento.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00bfTu empresa comparte documentaci\u00f3n laboral con otras organizaciones? Aseg\u00farate de que lo haces bien: conforme al RGPD, a la Ley de Prevenci\u00f3n y a los requisitos del 2025.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00bfQuieres saber c\u00f3mo podemos ayudarte?&nbsp;<a href=\"https:\/\/externalia.lebranders.es\/quieres-ver-una-demo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Solicita una demo sin compromiso<\/a>&nbsp;o habla con nuestro equipo:&nbsp;<strong>hablamos@egestiona.com<\/strong><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El tratamiento de la documentaci\u00f3n laboral est\u00e1 sujeto a cambios normativos importantes. 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